FAQ

Was ist die Vertragsmanagement-Plattform (VM-P)?

Die VM-P ist das zentrale digitale Verfahren zur Abwicklung des Verhandlungs- und Vertragswesens in der Eingliederungshilfe (SGB IX). Sie dient als digitale Arbeitsumgebung, um den gesamten Lebenszyklus von Leistungs- und Vergütungsvereinbarungen (LVV) digital abzubilden. Bisherige analoge oder papiergebundene Prozesse werden durch eine digitale und medienbrucharme Arbeitsweise ersetzt. Die Plattform ersetzt jedoch nicht das Verhandlungs­geschehen selbst – die Vertragsparteien müssen weiterhin eigenständig verhandeln.

Welches Ziel verfolgt das VM-P?

Ziel ist die vollständige Digitalisierung des Vertragswesens in der Eingliederungshilfe. Durch die medienbrucharme Arbeitsweise werden Bearbeitungszeiten verkürzt, Fehler minimiert und Verwaltungsaufwände reduziert. Zugleich ermöglicht die Plattform eine revisionssichere Dokumentation aller Verhandlungsschritte und etabliert eine moderne Arbeitsweise, die den Anforderungen an eine zeitgemäße öffentliche Verwaltung entspricht.

Wer kann die Plattform nutzen?

Die VM-P dient allen Akteuren, die am Verhandlungsgeschehen im SGB IX beteiligt sind, insbesondere Verhandlerinnen und Verhandler der Leistungserbringer, der Leistungsträger sowie der KOSOZ AöR.

Wer darf Dokumente einsehen oder bearbeiten?

Der Zugang basiert auf einem detaillierten Rechte- und Rollenkonzept. Nutzerinnen und Nutzer erhalten nur die Ansichten und Bearbeitungsmöglichkeiten, die für ihre jeweilige Verhandlung erforderlich sind. Dies dient maßgeblich der Datensicherheit und dem Schutz vertraulicher Verhandlungsinformationen.

Können mehrere Personen einer Organisation teilnehmen?

Ja. Pro Organisation können mehrere Nutzerinnen und Nutzer registriert werden. Über das Rechte- und Rollenkonzept lassen sich individuelle Zugänge und Bearbeitungsmöglichkeiten definieren.

Wie wird der Verhandlungsprozess digitalisiert?

Der Verhandlungsprozess wird im Vertragsmanagement-Portal (VM-P) digital abgebildet, indem die relevanten Informationen in Datenfeldern erfasst werden. Während des gesamten Prozesses haben die beteiligten Vertragsparteien die Möglichkeit, Daten zu erfassen, anzupassen und zu ändern, Hinweise zu geben und direkt über das Portal miteinander zu kommunizieren, beispielsweise über Kommentarfunktionen. Änderungen und Bearbeitungsstände werden dabei nachvollziehbar dokumentiert. Nach Abschluss der Abstimmungen kann die Vereinbarung gemeinsam im System finalisiert und abgeschlossen werden.

Wie lerne ich, mit dem VM-P zu arbeiten?

Das Portal ist intuitiv bedienbar. Für einen leichten Einstieg stehen Schulungen, Informationsveranstaltungen und digitale Hilfsmaterialien zur Verfügung. Die Einführung des digitalen Verhandlungsgeschehens wird zusätzlich durch begleitende Informations- und Austauschformate unterstützt – mit dem Ziel, den Übergang von bestehenden zu digitalen Prozessen so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Wird die Digitalisierung die Ausgestaltung der Leistungsangebote verändern?

Nein. Die Digitalisierung betrifft ausschließlich die digitale Abbildung des Verhandlungsprozess. Die Inhalte und Ausgestaltung der Leistungsangebote bleiben unverändert. Ebenso wie die bestehenden Verhandlungs- und Entscheidungszuständigkeiten unverändert bleiben. Grundlage für alle Abschlüsse ist weiterhin der geltende Landesrahmenvertrag in seiner jeweiligen Fassung.

Brauche ich für Verträge noch eine Unterschrift?

Verträge im VM‑P erfüllen die Schriftformerfordernisse des Landesrahmenvertrags. Nach § 126a BGB kann die elektronische Form die schriftliche Form ersetzen und das MUK‑Login stellt die sichere Authentifizierung der Beteiligten gemäß den Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes (OZG § 9a) sicher. Eine zusätzliche analoge Unterschrift ist daher nicht vorgesehen. Der gesamte Prozess – vom Angebot bis zum Abschluss – erfolgt medienbruchfrei, ohne Ausdruck oder Postversand.

Wie funktioniert die Abstimmung der Vergütung?

Wie bisher werden die einzelnen Bestandteile der Vergütung weiterhin zwischen den beteiligten Parteien verhandelt. Die dabei abgestimmten Werte, beispielsweise für Leistungspauschalen oder andere Vergütungskomponenten, werden in die entsprechenden Datenfelder der Plattform übertragen. Die Plattform dient in erster Linie der strukturierten Erfassung und Darstellung der vereinbarten Werte. Änderungen oder Anpassungen von Vergütungskomponenten erfolgen weiterhin im gegenseitigen Austausch zwischen den Beteiligten und werden nach der Einigung in den entsprechenden Datenfeldern aktualisiert. Die Plattform unterstützt damit die Nachvollziehbarkeit der Vereinbarungen, ersetzt jedoch nicht den Verhandlungsprozess selbst.

Wie wird die Datensicherheit gewährleistet?

Die Plattform erfüllt hohe Sicherheits- und Datenschutzstandards. Der Betrieb erfolgt ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren, die den C5-Anforderungskatalog des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erfüllen. Die Datenverarbeitung richtet sich nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den besonderen Schutzanforderungen für Sozialdaten gemäß SGB X.

Alle Datenübertragungen sind nach aktuellem Stand der Technik verschlüsselt. Zugriffe werden revisionssicher protokolliert – nachvollziehbar, wer welche Informationen wann abgerufen hat. Verhandlungsrelevante Änderungen werden versioniert gespeichert, sodass die Datenhistorie jederzeit transparent und manipulationssicher einsehbar ist.

Die Datenhoheit verbleibt bei den jeweiligen Vertragspartnern: Eigene Eingaben können von der Gegenseite nicht verändert werden und werden zum Zeitpunkt der Übermittlung unveränderlich gespeichert. Erst danach durchlaufen sie den weiteren Prozess. So sind Datensicherheit und ein vertrauenswürdiger Umgang mit sensiblen Informationen jederzeit gewährleistet.

Wie ist der Datenschutz im VM-P sichergestellt?

Die im VM-P erfassten Daten werden entsprechend den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung verarbeitet. Auf der Plattform wird dargestellt, welche Daten verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies erfolgt und auf welcher rechtlichen Grundlage. Das System ist zudem auf die Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten ausgelegt und erfüllt damit die Anforderungen für Sozialdaten nach dem Sozialgesetzbuch.

Technisch werden sensible Informationen wie Passwörter, API-Schlüssel oder Sitzungsdaten im System-Logging nicht im Klartext gespeichert. Ergänzend schützen ein differenziertes Rollen- und Berechtigungskonzept, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie eine durchgängige verschlüsselte Datenübertragung die Plattform. Für die sichere Anmeldung können außerdem eIDAS-konforme Dienste wie Mein Unternehmenskonto genutzt werden. Dadurch wird ein hohes Schutzniveau für die im VM-P verarbeiteten Daten sichergestellt.

Setzt das VM-P künstliche Intelligenz ein?  

Nein. Im aktuellen Planungsstand setzt das Vertragsmanagement-Portal (VM-P) keine künstliche Intelligenz ein. Die Plattform bildet den bestehenden Verhandlungsprozess digital ab, ohne die Rollen und damit verbundenen Aufgaben der Vertragspartner zu verändern. Automatisiert werden dabei lediglich organisatorische Schritte, etwa die strukturierte Erfassung und Darstellung von Informationen, zum Beispiel die automatische Zuordnung von Angaben wie Postleitzahlen zu den entsprechenden Ortsfeldern. Entscheidungen, Bewertungen oder die inhaltliche Ausgestaltung von Verträgen erfolgen weiterhin ausschließlich durch die beteiligten Vertragspartner. Das VM-P dient somit als digitales Arbeits- und Dokumentationswerkzeug und ersetzt keine fachlichen oder rechtlichen Entscheidungen. 

Wie werden technische Ausfälle abgefedert?

Der Betrieb der Kernkomponenten des Vertragsmanagement-Portals (VM-P) erfolgt in einem externen, professionell betriebenen Rechenzentrum, das hohe Anforderungen an Informationssicherheit und Datenschutz erfüllt. Für eine hohe Systemverfügbarkeit werden diese Kernkomponenten des VM-P in einer High-Availability-Architektur betrieben, bei der mehrere Server sich gegenseitig überwachen und bei Ausfällen automatisch Aufgaben übernehmen. Die Infrastruktur entspricht anerkannten Standards (C5-Anforderungskatalog des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik sowie ISO/IEC 27001 für Informationssicherheitsmanagement) und hält die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung ein.  Nutzerinnen und Nutzer bemerken in der Regel keine Unterbrechungen, selbst bei technischen Problemen. Diese Infrastruktur sorgt dafür, dass das Portal stabil, sicher und zuverlässig betrieben wird und Daten jederzeit geschützt sowie konsistent verfügbar sind.