FAQ

Was ist die Vertragsmanagement-Plattform (VM-P)?  

Die VM-P ist das zentrale digitale Verfahren zur Abwicklung des Verhandlungs- und Vertragswesens in der Eingliederungshilfe (SGB IX). Sie dient als digitale Arbeitsumgebung, um den gesamten Lebenszyklus von Leistungs- und Vergütungsvereinbarungen (LVV) digital abzubilden. Bisherige analoge oder papiergebundene Prozesse werden durch eine digitale und medienbrucharme Arbeitsweise ersetzt. Die Plattform ersetzt jedoch nicht das Verhandlungsgeschehen selbst – die Vertragsparteien müssen weiterhin eigenständig verhandeln. 

Welches Ziel verfolgt das VM-P?  

Ziel ist die vollständige Digitalisierung des Vertragswesens in der Eingliederungshilfe. Durch die medienbrucharme Arbeitsweise werden Bearbeitungszeiten verkürzt, Fehler minimiert und Verwaltungsaufwände reduziert. Zugleich ermöglicht die Plattform eine revisionssichere Dokumentation aller Verhandlungsschritte und etabliert eine moderne Arbeitsweise, die den Anforderungen an eine zeitgemäße öffentliche Verwaltung entspricht. 

Wer kann die Plattform nutzen?  

Die VM-P dient allen Akteuren, die am Verhandlungsgeschehen im SGB IX beteiligt sind, insbesondere Verhandlerinnen und Verhandler der Leistungserbringer, der Leistungsträger sowie der KOSOZ AöR. 

Wer darf Dokumente einsehen oder bearbeiten?  

Der Zugang basiert auf einem detaillierten Rechte- und Rollenkonzept. Nutzerinnen und Nutzer erhalten nur die Ansichten und Bearbeitungsmöglichkeiten, die für ihre jeweilige Verhandlung erforderlich sind. Dies dient maßgeblich der Datensicherheit und dem Schutz vertraulicher Verhandlungsinformationen. 

Können mehrere Personen einer Organisation teilnehmen?  

Ja. Pro Organisation können mehrere Nutzerinnen und Nutzer registriert werden. Über das Rechte- und Rollenkonzept lassen sich individuelle Zugänge und Bearbeitungsmöglichkeiten definieren. 

Wie wird der Verhandlungsprozess digitalisiert?  

Der Verhandlungsprozess wird im Vertragsmanagement-Portal (VM-P) digital abgebildet, indem die relevanten Informationen in Datenfeldern erfasst werden. Während des gesamten Prozesses haben die beteiligten Vertragsparteien die Möglichkeit, Daten zu erfassen, anzupassen und zu ändern, Hinweise zu geben und direkt über das Portal miteinander zu kommunizieren, beispielsweise über Kommentarfunktionen. Änderungen und Bearbeitungsstände werden dabei nachvollziehbar dokumentiert. Nach Abschluss der Abstimmungen kann die Vereinbarung gemeinsam im System finalisiert und abgeschlossen werden. 

Wird die Digitalisierung die Ausgestaltung der Leistungsangebote verändern?  

Nein. Die Digitalisierung betrifft ausschließlich die digitale Abbildung des Verhandlungsprozess. Die Inhalte und Ausgestaltung der Leistungsangebote bleiben unverändert. Ebenso wie die bestehenden Verhandlungs- und Entscheidungszuständigkeiten unverändert bleiben. Grundlage für alle Abschlüsse ist weiterhin der geltende Landesrahmenvertrag in seiner jeweiligen Fassung. 

Kann ich Unterlagen hochladen, ohne sie sofort zu versenden?  

Ja. Dokumente können intern hochgeladen und geprüft werden, bevor sie für Vertragspartner freigegeben werden. 

Brauche ich für Verträge noch eine Unterschrift?  

Nein. Verträge im VMP erfüllen die Schriftformerfordernisse des Landesrahmenvertrags. Nach § 126 BGB kann die elektronische Form die schriftliche Form ersetzen und das Mein Unternehmenskonto (MUK) Login stellt die sichere Authentifizierung der Beteiligten gemäß den Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes (OZG) sicher. Eine zusätzliche analoge Unterschrift ist daher nicht erforderlich. Der gesamte Prozess – vom Angebot bis zum Abschluss – erfolgt medienbruchfrei, ohne Ausdruck oder Postversand. 

Wie funktioniert die Abstimmung der Vergütung?  

Wie bisher werden die einzelnen Bestandteile der Vergütung weiterhin zwischen den beteiligten Parteien verhandelt. Die dabei abgestimmten Werte, beispielsweise für Leistungspauschalen oder andere Vergütungskomponenten, werden anschließend in die entsprechenden Datenfelder der Plattform übertragen. Die Plattform führt dabei keine intransparenten Berechnungen durch. Sie dient in erster Linie der strukturierten Erfassung und Darstellung der vereinbarten Werte. Sofern rechnerische Zusammenhänge dargestellt werden, etwa bei der Bildung von Summen oder Übersichten, erfolgen diese ausschließlich auf Grundlage der eingegebenen und für alle Beteiligten sichtbaren Daten. Die zugrunde liegenden Datenfelder sowie die daraus abgeleiteten Ergebnisse sind jederzeit nachvollziehbar einsehbar.  

Änderungen oder Anpassungen von Vergütungskomponenten erfolgen weiterhin im gegenseitigen Austausch zwischen den Beteiligten und werden nach der Einigung in den entsprechenden Datenfeldern aktualisiert. Die Plattform unterstützt damit die Nachvollziehbarkeit der Vereinbarungen, ersetzt jedoch nicht den Verhandlungsprozess selbst. 

Wie wird die Datensicherheit gewährleistet?  

Der Schutz der Daten erfolgt nach hohen Sicherheits- und Datenschutzstandards. Der Betrieb der Plattform findet ausschließlich in zertifizierten Hochsicherheits-Rechenzentren statt, die die Anforderungen des C5-Anforderungskatalogs des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik erfüllen. Die Verarbeitung der Daten erfolgt unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung sowie der besonderen Schutzanforderungen für Sozialdaten nach dem SGB X. Sämtliche Datenübertragungen sind nach aktuellem Stand der Technik verschlüsselt und Zugriffe werden vollständig und revisionssicher protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar bleibt, wer welche Informationen zu welchem Zeitpunkt aufgerufen hat. Änderungen an Datensätzen werden versioniert gespeichert, sodass die Historie jederzeit transparent und manipulationssicher nachvollzogen werden kann. Gleichzeitig bleibt die Datenhoheit bei den jeweiligen Vertragspartnern: Eigene Eingaben können von der Gegenseite technisch nicht verändert werden und werden erst nach expliziter Freigabe sichtbar. Dadurch werden sowohl Datensicherheit als auch ein vertrauenswürdiger Umgang mit den Informationen gewährleistet. 

Wie ist der Datenschutz im VM-P sichergestellt?  

Die im VM-P erfassten Daten werden entsprechend den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung verarbeitet. Auf der Plattform wird dargestellt, welche Daten verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies erfolgt und auf welcher rechtlichen Grundlage. Das System ist zudem auf die Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten ausgelegt und erfüllt damit die Anforderungen für Sozialdaten nach dem Sozialgesetzbuch. 

Technisch werden sensible Informationen wie Passwörter, API-Schlüssel oder Sitzungsdaten im System-Logging nicht im Klartext gespeichert. Ergänzend schützen ein differenziertes Rollen- und Berechtigungskonzept, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie eine durchgängige verschlüsselte Datenübertragung die Plattform. Für die sichere Anmeldung können außerdem eIDAS-konforme Dienste wie Mein Unternehmenskonto genutzt werden. Dadurch wird ein hohes Schutzniveau für die im VM-P verarbeiteten Daten sichergestellt. 

Setzt das VM-P künstliche Intelligenz ein?  

Nein. Im aktuellen Planungsstand setzt das Vertragsmanagement-Portal (VM-P) keine künstliche Intelligenz ein. Die Plattform bildet den bestehenden Verhandlungsprozess digital ab, ohne die Rollen und damit verbundenen Aufgaben der Vertragspartner zu verändern. Automatisiert werden dabei lediglich organisatorische Schritte, etwa die strukturierte Erfassung und Darstellung von Informationen, zum Beispiel die automatische Zuordnung von Angaben wie Postleitzahlen zu den entsprechenden Ortsfeldern. Entscheidungen, Bewertungen oder die inhaltliche Ausgestaltung von Verträgen erfolgen weiterhin ausschließlich durch die beteiligten Vertragspartner. Das VM-P dient somit als digitales Arbeits- und Dokumentationswerkzeug und ersetzt keine fachlichen oder rechtlichen Entscheidungen. 

Wie werden technische Ausfälle abgefedert?  

Der Betrieb des Vertragsmanagement-Portals (VM-P) erfolgt in einem externen, professionell betriebenen Rechenzentrum, das hohe Anforderungen an Informationssicherheit und Datenschutz erfüllt. Die Infrastruktur entspricht anerkannten Standards (C5-Anforderungskatalog des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik sowie ISO/IEC 27001 für Informationssicherheitsmanagement) und hält die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung ein. Für eine hohe Systemverfügbarkeit wird das VM-P in einer High-Availability-Architektur betrieben, bei der mehrere Server sich gegenseitig überwachen und bei Ausfällen automatisch Aufgaben übernehmen. Nutzerinnen und Nutzer bemerken in der Regel keine Unterbrechungen, selbst bei technischen Problemen. Diese Infrastruktur sorgt dafür, dass das Portal stabil, sicher und zuverlässig betrieben wird und Daten jederzeit geschützt sowie konsistent verfügbar sind.